А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки). сроки для выдачи подотчетных сумм работодателем, т.е. за сколько дней выдавать деньги. Цитата (sslanas):если сотрудник в случае производственной необходимости, с устного согласия руководителя произвел оплату за счет собственных средств, возмещение производится по авансовому отчету работника, утвержденному директором в течении 45 календарных дней.
Как заполнить авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 8
Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке. На отдельные вопросы налогоплательщиков ответил С. Шаляев - советник государственной гражданской службы РФ 1 класса.
Изучить ответы специалиста можно в КонсультантПлюс. Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику.
Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.
В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы ст. На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат: Дебет.
Сколько необходимо хранить авансовые отчеты В соответствии с ч. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально. Данные изменения вступили в силу с 30. Также можно оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам.
Требование о том, что сотрудник должен отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6. Но тогда реквизиты заработной карты, на которую перечисляются деньги, необходимо отразить в приказе директора, либо сотрудник должен прописать их в заявлении на подотчет. А чтобы налоговики не решили, что это заработная плата сотрудника, и не потребовали с подотчетной суммы исчислить НДФЛ, то платежные поручения необходимо будет заполнять особым образом. В поле 24 «наименование платежа» уточнять, что перечисленные денежные средства являются подотчетными. Например, можно сделать такие записи как: аванс на хозяйственные нужды или аванс на оплату командировочных расходов и так далее.
Таким образом, выдача в подотчет денежных сумм может обернуться головной болью для компании, если не соблюдать нехитрые, но жесткие требования законодательства. Вас может заинтересовать.
В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения. Сотрудник отчитывается Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.
Это такая печатная форма в которой указывается: всё, что мы выдали сотруднику под отчёт всё, на что он потратил эти деньги или не потратил, а может вообще перерасход был к этой форме прилагаются оправдательные документы чеки, накладные, акты, билеты... Вот вам пример формы АО-1: Этот отчёт АО-1 составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем.
По истечении срока подотчетник обязан отчитаться, оформив авансовый отчет. К отчету обязательно прикладывают «доказательства» — кассовый чек и товарную накладную. Если сотрудник израсходовал не всю сумму, то остаток обязан вернуть в кассу или на расчетный счет.
Если он потратил больше, то компания возмещает перерасход. Срок возврата устанавливается в приказе. Даже если на сотруднике «висит» долг по подотчетным суммам, он может написать заявление и получить новую сумму. Шаг 4. Руководитель подписывает авансовый отчет.
После этого бухгалтер закрывает операцию соответствующими проводками и включает подотчетные суммы в затраты организации. Какую сумму можно взять в подотчет В 2021 и 2022 годах нет ограничений по выдаче подотчетных денег. Максимальную сумму организации и ИП определяют самостоятельно. Но напомним, что продолжает действовать лимит на расчет наличными — 100 000 рублей по одному договору с поставщиками и подрядчиками. Если сотрудник нечаянно превысит лимит, работодателя оштрафуют ч.
Директора — на сумму от от 4000 до 5000 рублей. Штраф для организации выше — от 40 000 до 50 000 рублей. Инспекторы найдут превышение лимита, когда пересчитают авансовые отчеты и сравнят сумму с кассовыми чеками и квитанциями. При расчете по корпоративной карте, подотчетник может не соблюдать лимит в 100 00 рублей. Это правило действует только при расчете наличными.
ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА
Правила ведения кассовых операций будут нарушены. Если сотрудник не вернул остаток средств после командировки, работодатель вправе удержать деньги из зарплаты командированного в течение месяца после окончания срока сдачи авансового отчета. Это возможно при условии, если сотрудник не оспаривает решение работодателя: основание удержания и сумму. Удержание средств с заработной платы также возможно, если у командированного не осталось средств после командировки. Работодатель удерживает средства, а после сдачи авансового отчета возвращает их. Если сумма, которую не вернул работник больше, то удерживать зарплату придется в течение нескольких месяцев. Выводы Если сотрудник вовремя не сдал авансовый отчет, это говорит о проблемах дисциплины в компании, нежели о каких-либо нарушениях.
Однако, важно понимать, что отсутствие документов на расходы грозит разбирательствами с налоговой инспекцией, что вряд ли кого-то обрадует. Во избежание подобных проблем отделу бухгалтерии следует убедиться, что все сотрудники знают о внутренних актах, связанных с выдачей сумм под отчет.
Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка. Порядок кассовых расчетов изменился еще с 30. Важные правила подотчета: выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор ст.
И хотя заявка под отчет больше не нужна, многие продолжают писать такие заявления — и это не нарушение. В заявке подотчетного лица о выдаче денег больше не обязательна запись о сумме и о сроке, на который выдаются наличные. Подписывать заявление у руководителя тоже необязательно. Организации вправе оформить один приказ сразу на несколько процедур выдачи наличных одному или нескольким подотчетным лицам. В таком распоряжении указывают: фамилии и инициалы получателей наличных; суммы наличных; сроки, на который выданы средства под отчет. Отдельный приказ не нужен, если есть заявление о выдаче денег под отчет от работника, которое подписал руководитель пп. Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок больше не применяется.
Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо отчитывается и возвращает остаток денег в кассу.
Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами Письмо ЦБ РФ от 02. Выдача денежных средств под отчет без письменного заявления получателя. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет обоснование размера аванса п.
Форма указанного расчета ничем не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме. Обратите внимание Заявление подотчетного лица в обязательном порядке должно содержать собственноручную надпись руководителя учреждения о сумме выдаваемых наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также его подпись и дату п. Указанная надпись должна иметься на каждом заявлении о выдаче денежных средств под отчет. Заметим, до 01. Нарушение требования к оформлению авансовых отчетов.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей и об иных расходах, связанных с командировкой. Напомним, что авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504049, приведенной в приложении 4 к Приказу N 173н. В соответствии с требованиями приложения 5 к указанному приказу подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем учреждения. Заметим, что на практике довольно-таки распространенными являются случаи отсутствия на авансовом отчете подписи подотчетного лица, а также незаполнения обязательных его реквизитов как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии учреждения.
Выдача денежных средств работникам учреждения, имеющим задолженности по предыдущим авансам. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения. Нарушения порядка внесения исправлений в первичные учетные документы. Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные сводные учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью "Исправленному верить" "Исправлено" и датой внесения исправлений п.
Нарушения при оформлении командировочных расходов. К указанным нарушениям можно отнести отсутствие или ненадлежащее оформление: - служебного задания и отчета о его исполнении п.
У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным. Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.
Заполнение авансового отчёта Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре.
Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам. Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы». Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Как отражать движение подотчетных сумм в отчете о движении денежных средств читайте в рекомендациях. Когда выдать деньги и на какой срок, решает руководитель организации или ИП. Чтобы выдать деньги под отчет, нужно заявление сотрудника или приказ руководителя. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний).
Выдача подотчетных сумм в 2024
Подотчётное лицо — это работник организации (или ИП), либо исполнитель, с которым заключен гражданско-правовой договор, имеющий право получать денежные средства под отчёт для оплаты расходов по деятельности организации (или ИП) (пункт 6.3. Авансовый отчет работник обязан сдать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздник, трехдневный срок считайте со дня, когда он вышел на работу (п. 26 Положения № 749). В 2021 году можно оформлять один приказ сразу на несколько выдач денег одному или нескольким подотчетным лицам. При этом в распорядительных документах должны будут указываться фамилии и инициалы подотчетников, а также суммы и сроки выдачи. сроки для выдачи подотчетных сумм работодателем, т.е. за сколько дней выдавать деньги. «По денежным средствам, полученным под отчёт безналичным способом, авансовый отчёт предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчётные средства, но не ранее выхода сотрудника на работу».
Авансовый отчет и работа с подотчетными лицами
Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета. В этом случае указывают фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому подотчетному лицу. Авансовый отчет больше не нужно сдавать в трехдневный срок. Типовая ситуация: Выдача под отчет: документы, сроки, проводки (Издательство "Главная книга", 2023)Сроки и порядок выдачи денег, сдачи авансового отчета, возврата неизрасходованных сумм и возмещения перерасхода устанавливает руководитель. Скачайте образцы документов и смотрите инструкцию о расчетах с подотчетными лицами в 2024 году с учетом последних изменений. В этой статье мы рассказали, кому и на какой срок можно выдать подотчетные средства, как оформить и учесть выдачу. В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя. Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.
Как выдавать деньги под отчет по новым правилам
Порядок подотчета поменяли еще в конце 2020 года. Разбираемся, как выдать деньги подотчет. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Порядок кассовых расчетов изменился еще с 30. Важные правила подотчета: выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор ст. И хотя заявка под отчет больше не нужна, многие продолжают писать такие заявления — и это не нарушение. В заявке подотчетного лица о выдаче денег больше не обязательна запись о сумме и о сроке, на который выдаются наличные. Подписывать заявление у руководителя тоже необязательно.
Организации вправе оформить один приказ сразу на несколько процедур выдачи наличных одному или нескольким подотчетным лицам. В таком распоряжении указывают: фамилии и инициалы получателей наличных; суммы наличных; сроки, на который выданы средства под отчет.
Всё потому, что выдавать работнику мы можем: Наличные денежные средства из кассы через РКО Безналичные денежные средства переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника Денежные документы например, билеты на самолёт для командировки Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров. Выдача наличных денежных средств из кассы Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер в тройке это документ "Выдача наличных" : В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу": Проводка получилась такой: Выдача безналичных денежных средств В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги. В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета": Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу": Проводка получилась такой: Выдача денежных документов Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку. После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.
Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт». Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.
Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт.
Проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченный на это сотрудник. Так происходит подтверждение авансового отчета. Остаток неиспользованных денежных средств аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации. При этом используют форму приходного кассового ордера в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдают сотруднику по расходному кассовому ордеру через кассу компании. Пример 21 марта 2021 года компания «Альфа» выдала сотруднику Иванову К.
В тот же день Иванов приобрел картриджи, а на следующий день, 22 марта, предоставил авансовый отчет. Всего было истрачено 28 800 руб. Неиспользованные средства в размере 6 200 руб вернули в кассу компании при сдаче авансового отчета.
Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом
Чтобы наладить работу с подотчетными средствами и подотчетными лицами, рекомендуется принять отдельный локальный нормативный акт, в нем установить порядок получения на основании приказа или заявления , порядок оформления, сроки, на которые предоставляются деньги, и сроки составления авансового отчета, порядок возврата неиспользованных средств и компенсации собственных средств работника, порядок работы с корпоративной картой, возможность перечисления средств на карту сотрудника. При работе с корпоративной картой часто прописывают, что любая трата по ней или списание являются подотчетом, и устанавливается общий срок для отчета сотрудника о расходах: неделя, месяц, квартал. Также стоит разработать инструкции для бухгалтерии и подотчетных лиц, в которых определить цели, максимальные суммы, требования к платежным документам и т. Подпись на нем ставят также кассир, бухгалтер и руководитель. Обязательными являются подписи бухгалтера и руководителя. Однако подпись руководителя необязательна, если в компании есть бухгалтер и на документах, прикладываемых к РКО, стоит виза директора. Расходы обязательно подтверждаются платежными документами, например, при покупке канцелярии — это товарный и кассовый чек. При этом в документах обязательно должны быть все реквизиты: ИНН и наименование продавца, дата, название товара полностью конкретно ручки, а не в общем канцтовары , количество и цена: за единицу товара и итоговая. Другие платежные документы — накладные, билеты, бланки строгой отчетности и т. Унифицированная форма авансового отчета в настоящее время необязательна, поэтому в компании можно утвердить собственную и применять ее.
Рекомендуется сделать ее приложением к локальному нормативному акту. Важно включить в бланк все обязательные реквизиты первички, указанные в ст. Что делать, если сотрудник не предоставил авансовый отчет Прежде всего, стоит напомнить о наличии такой обязанности. Ответственный сотрудник в этом случае либо составит авансовый отчет, либо напишет заявление об удержании средств из заработной платы. Чтобы удерживать средства, нужно издать отдельный приказ с подписью руководителя. При этом существуют ограничения по удержанию, установленные ст. По письменному обращению работника работодатель вправе производить отчисления из зарплаты в любом размере и по любому основанию.
Трех дневной срок установлен для всех работников компании, в том числе и для руководства, а также и для владельца компании. Получателями денежных подотчетных денежных средств будут следующие лица: -сотрудник компании, с которым наниматель заключил трудовой договор, в соответствии с нормами трудового законодательства; -физические лица, с которыми наниматель заключил договор-ГПХ, согласно письму Центробанка РФ от 2014г.
Порядок предоставления «подотчета» Для получения наличных денежных средств в форме «подотчета» необходимо: 1. Оформление соответствующего приказа. В расчетный отдел поступает приказ на предоставление наличных денежных средств подотчет сотруднику компании, подписанный руководством, который составляется в произвольной форме. Провести сверку взаиморасчетов. Подотчетным лицам, может быть выдан новый «подотчет» с имеющейся задолженностью по предыдущему подотчету. Правильность составления приказа на выдачу «наличности подотчета» Форма приказа в каждом субъекта разрабатывается самостоятельно, специализированная форма отсутствует Приказ содержит информацию о получателе подотчетных денежных средств, предельную сумму выдаваемых денежных средств «подотчета», цели выдачи подотчета, а также сроки на которые выдана сумма подотчета. Подотчетные лица обязаны не только выданные средства потратить на соответствующие цели, но и своевременно представить в отдел бухгалтерии письменный отчет о расходовании подотчетных средств с подтверждающими документами кассовые, товарные чеки и т. В случае, если выданная сумма подотчета была использована в неполном объеме, то подотчетное лицо обязано произвести возврат этих неиспользованных средств. Сроки«подотчета» В приказе о «подотчете» должен быть предусмотрен предельный период —срок, на который выдаются денежные средства в виде «подотчета».
Кроме всего, в этом же пункте прописано, что подотчетным лицам, может быть выдан новый «подотчет» с имеющейся задолженностью по предыдущему подотчету. Порядок сдачи отчета: 1.
Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы. Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.
Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы? Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером. Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета — она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя. Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов.
Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете. Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке при оплате суточных. По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации. В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.
Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета. Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии. Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании.
Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.
Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует.
Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета. Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.
Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.
Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя. Авансовый отчет за расходы прошлых лет При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета. Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.
Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы. К таким случаям относятся, например, предоставленные чеки за предыдущий год по затратам на долгосрочную командировку.
В этом случае бухгалтеры авансовые отчеты проводят с опозданием. Дата утверждения авансового отчета расходы прошлых лет учитываются особым образом в этом случае может совпадать с датой составления авансового отчета. Авансовый отчет по дате утверждения за расходы прошлых лет учитывается бухгалтером на основании распоряжения руководителя компании.
Нарушение правил оформления авансовых отчетов за расходы прошлых лет могут негативно сказаться на заключении результатов проверки работы бухгалтерии предприятия после визита проверяющего инспектора. Поэтому сотрудникам рекомендуется сдавать авансовый отчет вовремя, финансистам внимательно проверять все даты на чеках, квитанциях и накладных. Авансовые отчеты с расходами прошлых лет, учтенные с ошибками, инспектор может признать экономически необоснованными затратами и не зачесть такие расходы, что повлечет пересчет налогов, штрафные санкции и начисление дополнительных платежей.
Налоговики не советуют затягивать с авансовыми отчетами и утверждать их в течение месяца совершения расходов.
Порядок выдачи и расходования подотчетных сумм
Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения. Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу. О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы». Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения. В какой срок отчитаться за подотчетные деньги Достаточно часто и у сотрудников, и у бухгалтеров возникают вопросы о сроках возврата денег, выданных в подотчет. Срок отчета по подотчетным суммам 2018 Порядок выдачи денежных средств работнику под отчет прописан в пункте 6. Сотрудник, получивший деньги от организации, не позднее трех дней после истечения срока, на который выданы деньги в подотчет, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих траты документов. Денежные средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя предприятия либо на основании заявления сотрудника. Наиболее часто применяемым на практике основанием для выдачи денег под отчет является заявление работника.
Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника Также не стоит затягивать с приказом, иначе также придется обращаться в суд. Согласно Трудовому кодексу ст. А если работник уволился и не погасил задолженность? Законодательством установлено, что срок исковой давности равен 3 годам, в течение которых организация может обратиться в суд ст. Если же этот срок закончился, то предприятию придется списывать эти деньги. Согласно ст. Нередко бухгалтеры настаивают на том, чтобы сотрудник подписал специальный договор о материальной ответственности. Считается, что такой документ сможет гарантировать предприятию полный возврат средств. На самом деле при выдаче денег под отчет эта процедура совершенно ни к чему. Деньги и так можно будет удержать из заработной платы.
Расчеты с подотчетными лицами Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов: Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты при условии, что сотрудник не имеет возражений. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника. Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение издать приказ об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется.
Эта норма установлена ст. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения Да, можно. Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен.
Для перечисления можно использовать зарплатную карту или любую другую карту, которую сотрудник укажет в заявлении. При переводе денег, в платежном поручении, в поле 24 «Назначение платежа» следует указать, что это — подотчетные средства. Например, так: «Под отчет на хозяйственные нужды», «Под отчет на командировочные расходы». Подотчет на корпоративную карту. Некоторым компаниям удобнее выдавать сотрудникам корпоративную карту, чтобы не возиться с кассой и расходными ордерами. Ее можно использовать для любых подотчетных целей: для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных трат.
В платежном поручении на перечисление денег в строке «Назначение платежа» необходимо указать: «Перечисленные средства являются подотчетными» или «Аванс на хозяйственные нужды». Все ваши заботы о бизнесе, персонале и отчетах возьмет на себя аутсорсинг бухгалтерии Главбух Ассистент. Специалисты аутсорсинга сделают больше, чем штатный бухгалтер, но за меньшие деньги. Сравните сами. Как оформить деньги в подотчет Распишем пошагово, как выдать подотчетные суммы. Шаг 1. Руководитель выпускает приказ о выдаче денег в подотчет в свободной форме. В приказе указывают: сумму подотчетных денег; дату, когда сотрудник обязан отчитаться о полученных суммах. Также можно внести периодичность выдачи денег. Например, запись о ежемесячной закупке канцтоваров может выглядеть так: «Выдавать начальнику административно-хозяйственного отдела Е.
Иванову из кассы на хозяйственные нужды: 1 октября 2021 года — 10 000 руб. Бухгалтерия выдает подотчетные суммы сотруднику.
Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета — она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя. Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов.
Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете. Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке при оплате суточных. По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации. В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.
Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета. Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии. Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании.
Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета. Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя. Авансовый отчет за расходы прошлых лет При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета. Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.
Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.
Документ" Выдача наличных" РКО создаем с видом операции "Выдача подотчетному лицу": При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции "Перечисление подотчетному лицу": После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет.
Этот документ находится в разделе "Банк и касса:" Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.
Первая заклад "Авансы". Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!
Теперь переходим к закладке "Товары". Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60. При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный: Какие же проводки в этом случае делает документ?
Посмотрите как интересно.