Отражение подотчетных сумм, которые не были возвращены в установленный срок: Дебет 94 – Кредит 71. Подотчетные деньги, не возвращенные в установленный срок, удержаны из заработной платы подотчетного лица: Дебет 70 – Кредит 94. Что входит в понятие "подотчетная сумма". Кому и в каком размере можно выдавать подотчетные суммы. Сроки отчета по потраченным суммам. Формирование приказа.
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Руководитель компании на этом заявлении должен написать суммы, сроки выдачи подотчетных средств и поставить свою подпись и дату. Издавать приказ с перечнем подотчетных лиц не нужно. Выдача подотчетных сумм. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги. На какой срок выдавать деньги, законодательно не установлено, эти сроки утверждаются внутренними документами компании. Порядок выдачи подотчетных средств: ограничения в 2021 году. Под отчет сотруднику можно выдать любую сумму денег, никаких ограничений в законодательстве не установлено. Организации и ИП вправе определить максимальную сумму подотчета самостоятельно. Выдача денежных средств в подотчет осуществляется на основании письменного заявления в произвольной форме, но с обязательным указанием даты, запрашиваемой суммы и срока, на который берется эта сумма. Данное заявление должно быть подписано у руководства. Дело в том, что срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, и он может быть довольно продолжительным. А необходимость выдачи новой подотчетной суммы может возникнуть и в этом промежутке времени.
Выдача подотчетных сумм в 2024
денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам. Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Подотчётное лицо — это работник организации (или ИП), либо исполнитель, с которым заключен гражданско-правовой договор, имеющий право получать денежные средства под отчёт для оплаты расходов по деятельности организации (или ИП) (пункт 6.3. Читайте в статье, как заполнить авансовый отчёт по командировке, документы для подтверждения расходов, какой срок предусмотрен для сдачи авансового отчёта, образцы заполнения. Основанием для выдачи является заявление подотчетного лица. На заявлении обязательно должна быть собственноручная подпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, его подпись и дата. В 1С 3.0 выдача ДС сотруднику/отчет осуществляется.
Приказ о выдаче подотчетных сумм
А вот остальные сроки организация вправе определить самостоятельно и утвердить внутренним приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами и т. Согласно пп. Важно, что в условиях вопроса указан срок составления отчета, который не соответствует требованиям Указания Банка России. При этом сроки проверки и утверждения авансового отчета в условиях вопроса не названы. Во избежание разночтений эти сроки необходимо четко установить приказом от даты утверждения отчета многое зависит, в т. Случаи, когда компанию или подотчетное лицо могут оштрафовать за нарушение кассовых операций, перечислены в ст.
Но открыто закреплять нарушение сроков в приказах не стоит. Поэтому рекомендуем во внутреннем приказе о выдаче денег под отчет использовать следующие формулировки: «Подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет в бухгалтерию в сроки, установленные законодательством. В срок до 16 числа бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, представленные в первой половине месяца.
Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета — она-то и отражается в налоговом учете.
НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя. Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов. Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете. Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником.
Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке при оплате суточных. По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации. В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления. Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует.
Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета. Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии. Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании.
Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета. Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя. Авансовый отчет за расходы прошлых лет При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета.
Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки. Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.
Внимание Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то момент компенсации сотруднику перерасхода для признания затрат по приобретенным товарам работам, услугам не важен. Расходы признавайте в период их осуществления. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица. По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.
Общие сведения Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету Часто задаваемые вопросы При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы. Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы. Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов. Что делать при перерасходе по авансовому отчету? Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения? Да, можно. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска?
Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Компенсация расходов по авансовому отчету В сложившейся ситуации организации следует самостоятельно принять решение по вопросу начисления страховых взносов на суммы компенсации расходов, не подтвержденных оправдательными документами. Есть аргументы, позволяющие не удерживать НДФЛ с сумм, возмещаемых подотчетному лицу, при отсутствии оправдательных документов. Они заключаются в следующем. Подотчетные суммы, израсходованные сотрудником на хозяйственные нужды организации, не остаются в его распоряжении. Такую точку зрения поддерживают некоторые арбитражные суды см. Как принять неизрасходованную часть суммы Общие правила. Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2014 г. ФНС России письмом от 24 декабря 2013 г.
Также придется начислить на эти суммы и страховые взносы. При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата. А значит, подотчетные суммы организация все равно должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам ч. Так что лучше сделать это сразу, чтобы избежать пеней и штрафов. Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет. В какой срок должен отчитаться подотчетное лицо — сиз, нормы, инструкции Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году? Как обязано отчитаться подотчетное лицо Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета АО в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.
Скачать бланк авансового отчета В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает: порядковый номер записи; дату расходования средств выдачи первичного документа ; номер первичного документа; наименование первичного документа; сумму расхода. Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии.
Подотчет на корпоративную карту. Некоторым компаниям удобнее выдавать сотрудникам корпоративную карту, чтобы не возиться с кассой и расходными ордерами. Ее можно использовать для любых подотчетных целей: для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных трат. В платежном поручении на перечисление денег в строке «Назначение платежа» необходимо указать: «Перечисленные средства являются подотчетными» или «Аванс на хозяйственные нужды».
Все ваши заботы о бизнесе, персонале и отчетах возьмет на себя аутсорсинг бухгалтерии Главбух Ассистент. Специалисты аутсорсинга сделают больше, чем штатный бухгалтер, но за меньшие деньги. Сравните сами. Как оформить деньги в подотчет Распишем пошагово, как выдать подотчетные суммы. Шаг 1. Руководитель выпускает приказ о выдаче денег в подотчет в свободной форме.
В приказе указывают: сумму подотчетных денег; дату, когда сотрудник обязан отчитаться о полученных суммах. Также можно внести периодичность выдачи денег. Например, запись о ежемесячной закупке канцтоваров может выглядеть так: «Выдавать начальнику административно-хозяйственного отдела Е. Иванову из кассы на хозяйственные нужды: 1 октября 2021 года — 10 000 руб. Бухгалтерия выдает подотчетные суммы сотруднику. При получении наличных денег бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер.
Если деньги перечисляют на банковскую карту сотрудника или корпоративную карты компании, оформляется платежное поручение. Шаг 3.
Авансовый отчёт по командировке: заполнение, документы для подтверждения
В этом случае нужно учесть следующее: в п. Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах например сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера главного бухгалтера, руководителя будет это делать. Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?
При этом не обязательно авансовый отчет может быть утвержден в той сумме, которую заявило подотчетное лицо. Например, бухгалтер может подвергнуть сомнению ряд документов, которые были приложены к авансовому отчету. Все эти этапы проходят каждый в свой срок, который должен быть закреплен в локальном нормативном акте по предприятию у предпринимателя.
Это может быть, например, Положение о подотчетных лицах, утвержденное приказом. А если подотчетные деньги не были израсходованы? Когда нужно по ним отчитаться?
Нужно ли сдавать авансовый отчет, если подотчетные деньги не расходовались? Там лишь прописан порядок отчета в случае, если подотчетные деньги были потрачены. Поэтому если предприятие решит обязать сдавать авансовый отчет даже по неиспользованным подотчетным суммам, ошибки в этом не будет.
Более того, если на предприятии практикуют бесконечный подотчет то есть когда средства без конца выдаются директору предприятия, чтобы не сдавать их в банк , то авансовый отчет даже без отражения в нем расхода средств лишним не будет. Тем более часто налоговые органы, когда предъявляют свои претензии к таким «бесконечным» подотчетам, указывают именно на отсутствие по ним отчета например, Постановление от 26. Кроме того: п.
Возмещение израсходованных работником денег производится после того, как проверенный кассиром отчет будет утвержден руководителем предприятия. Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя. Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия ст. Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг ст. Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия. Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде.
Однако в рамках одного договора сумма произведенного работником платежа не должна быть более 100 000 руб. За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия. Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности ст. В какой срок нужно возместить Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки. Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями. При этом работодатель должен помнить, что за несвоевременное выполнение обязательств работник может претендовать на возмещение убытков ст. Как именно осуществляется выдача?
При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов или материальной выгоды НДФЛ. Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.
Обратите внимание на письмо Минфина России от 14. Можно ли выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами нюансы ». Итоги Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно.
Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия. При этом закон не обязывает предприятие составлять такие распорядительные документы. О законодательной базе, касающейся сферы расчетов с подотчетниками, см. Какие документы должны быть предоставлены работниками для отнесения на вычеты?
Имеет ли право ТОО относить на вычеты расходы на основании фискального чека? Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить: своевременное и правильное оформление приказов распоряжения о направлении работников в командировку; назначение и фактическое использование авансов; командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно распоряжению администрации; правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов; правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды; правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами; своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам; наличие подтверждающих документов по всем операциям. Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам предприятия, и учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств устанавливаются в зависимости от назначения денежных средств, выданных в подотчет.
Документальное оформление Все хозяйственные операции организации должны оформляться подтверждающими документами, которые являются первичными документами. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан: 1. Постановление Правления Национального Банка РК «Об утверждении Инструкции по оформлению, использованию и исполнению платежных поручений. Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.
Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками. Кто вправе получать деньги Работодатель, по ч. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании.
Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Далее при необходимости заполняется вкладка Возвратная тара, если таковая имелась при приобретении Товаров. Если из подотчетных средств производилась Оплата поставщику за услуги, учитываемые на счете 60 или 76, то заполняется вкладка Оплата. В случае, когда сотруднику были переданы приобретенные организацией ранее Билеты — заполняется вкладка Билеты Все остальные расходы подотчетных сумм, подтвержденные любыми первичными документами, можно зафиксировать на вкладке Прочее. На данной вкладке вносятся все сведения о прилагаемых первичных документах.
Первичные документы могут быть как внешние — чек, счет-фактура и т. Прочие — расходы, которые не включились в остальные вкладки не МПЗ с количественным учетом, не Оплата, с учетом по поставщику услуг К Прочим могут относиться и Командировочные расходы, на основании Командировочного удостоверения, с оплатой суточных расходов обратите внимание, что согласно ст. При проведении Авансового отчета автоматически создается запись о полученном Счете-фактуре и НДС можно предъявить к вычету. При приобретении материалов могут возникнуть дополнительные расходы по доставке, сборке и прочее. Данные расходы учитываем на вкладке Прочее, на их сумму можно увеличить стоимость приобретенного материала товара , оприходовав их на необходимую номенклатуру и на тот же счет, что и сам материал товар При проведении Авансового отчета формируются проводки по всем проведенным операциям А также при ОСНО формируются записи на вкладке НДС предъявленный По кнопке Печать из Авансового отчета можно распечатать сам Авансовый отчет, а также при приобретении Товаров Приходный ордер М-4 В нижней части Авансового отчета заполняются сведения о Назначении, количестве приложенных документов, которые в последствии отразятся в печатном виде.
Образец заполнения авансового отчета в 2024 году
Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных дебетовых карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей. Но чтобы налоговики не расценили перечисленные на карту работника суммы как зарплату при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды». Как правильно отчитаться по подотчетной сумме Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку Обычно оформляют приходный кассовый ордер на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и расходный кассовый ордер на новую — большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена. Совсем невозвращенные деньги можно: удержать из зарплаты необходимо согласие работника , вернуть через суд, списать - за счет резерва удержав НДФЛ или простить приказ и справка. Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность Налоговые инспекторы используют два варианта: Существует практика признания полученной и невозвращенной подотчетной сумму доходом.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др. Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере оплаченных счетов квитанций. Когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера , то они также подлежат возмещению. В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке. Синтетический учет подотчетных сумм. Порядок составления и сроки предоставления авансовых отчетов.
В шапке документа обязательно указывается, кому и от какой фирмы были выданы денежные средства, по которым отчитывается сотрудник. Оформление авансового отчета работника В документе также присутствует ряд необязательных для заполнения полей, используемых для печати авансовых отчетов сотрудником печатная форма АО-1 или, если авансовый отчет содержит приобретенные сотрудником товары, для печати приходного ордера печатная форма М-4. Если вам необходимо изменить или дополнить печатные формы, обратитесь к нашим специалистам, мы в кратчайшие сроки предоставим услуги по доработке 1С. С помощью авансового отчета можно отразить целый спектр расходов сотрудника: Приобретение товарно-материальных ценностей закладка табличной части «Товары». Ключевым отличием этой операции от операции отражения закупки ТМЦ, является то, что при отображении операции на закладке «Товары» бухгалтеру необходимо указать конкретные ценности купленные сотрудником, выбрав их из справочника «Номенклатура», тогда как при отражении расхода денежных средств на закладке «Оплата» достаточно указать сумму и получателя денежных средств. Еще можно указать в свободной форме реквизиты входящего документа и содержание операции. Эти данные будут использованы при заполнении печатной формы Авансового отчета АО-1. Отразить прочие расходы закладка «Прочее». На закладке можно отразить прочие расходы, уточнив счета учета расходов вручную. Особняком стоит закладка «Авансы», где необходимо перечислить документы, которыми выдавались денежные средства сотруднику под отчет.
Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения. Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу. О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы». Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения. В какой срок отчитаться за подотчетные деньги Достаточно часто и у сотрудников, и у бухгалтеров возникают вопросы о сроках возврата денег, выданных в подотчет. Срок отчета по подотчетным суммам 2018 Порядок выдачи денежных средств работнику под отчет прописан в пункте 6. Сотрудник, получивший деньги от организации, не позднее трех дней после истечения срока, на который выданы деньги в подотчет, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих траты документов. Денежные средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя предприятия либо на основании заявления сотрудника. Наиболее часто применяемым на практике основанием для выдачи денег под отчет является заявление работника. Как оформляется удержание подотчетных сумм из зарплаты сотрудника Также не стоит затягивать с приказом, иначе также придется обращаться в суд. Согласно Трудовому кодексу ст. А если работник уволился и не погасил задолженность? Законодательством установлено, что срок исковой давности равен 3 годам, в течение которых организация может обратиться в суд ст. Если же этот срок закончился, то предприятию придется списывать эти деньги. Согласно ст. Нередко бухгалтеры настаивают на том, чтобы сотрудник подписал специальный договор о материальной ответственности. Считается, что такой документ сможет гарантировать предприятию полный возврат средств. На самом деле при выдаче денег под отчет эта процедура совершенно ни к чему. Деньги и так можно будет удержать из заработной платы. Расчеты с подотчетными лицами Возврат неизрасходованных авансовых подотчетных сумм может быть осуществлен одним из методов: Работник подает заполненный авансовый отчет и на его основании вносит в кассу требуемую сумму. У сотрудника нет возможности вернуть в установленные сроки деньги, он обращается к работодателю с письменной просьбой о произведении удержаний из заработной платы. Руководитель компании издает распоряжение или приказ на удержание суммы задолженности из зарплаты при условии, что сотрудник не имеет возражений. При наличии разногласий между подотчетным лицом и руководством фирмы вопрос решается в судебном порядке. Директор компании решил простить долг и признать его в качестве дохода работника. Удержание невозвращенного вовремя аванса можно произвести из суммы ежемесячного заработка работника. Осуществляется эта процедура в соответствии с нормами ст. Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение издать приказ об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения Да, можно. Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения.
ПРОСТЫЕ ВОПРОСЫ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ
От срока, на который выдана подотчетная сумма, напрямую зависит срок предоставления сотрудником авансового отчета. После расходования денежных средств сотрудник отчитывается за них и в базе составляется документ Авансовый отчет (раздел Банк и касса). В шапке укажите дату, подотчетное лицо и склад оприходования, если сотрудник приобретал ТМЦ для организации. Если сотрудник не вернул остаток средств после командировки, работодатель вправе удержать деньги из зарплаты командированного в течение месяца после окончания срока сдачи авансового отчета.
Как выдать деньги под отчет и получить за них отчет
А ведь этот документ необходим работодателю. И его отсутствие — основание для начисления страховых взносов. Деньги выдаются сотрудникам на определенные цели например, на приобретение товарно-материальных ценностей, командировку, расчеты с контрагентами и т. Алгоритм выдачи денежных средств в подотчет прописан в п. Со всеми сотрудниками, которым организация планирует выдавать деньги в подотчет, следует заключить договоры о полной материальной ответственности.
Выдача денежных средств в подотчет осуществляется на основании письменного заявления в произвольной форме, но с обязательным указанием даты, запрашиваемой суммы и срока, на который берется эта сумма. Данное заявление должно быть подписано у руководства. Перед выдачей денежных средств необходимо проверить, нет ли задолженности по подотчетным суммам у данного сотрудника, так как при наличии задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» выдавать очередную сумму в подотчет нельзя. Сдать авансовый отчет в бухгалтерию подотчетное лицо должно в течение трех дней с момента окончания срока, указанного в заявлении, или с момента выхода на работу после возвращения из командировки.
Соответственно лица, получившие в установленном порядке под отчет денежные средства для последующего расходования их в интересах выдавшей их организации, являются подотчетными лицами. Они обязаны отчитаться за полученные денежные средства путем представления авансового отчета с подтверждающими расходы документами. То есть если водитель берет деньги на заправку ГСМ 1-го числа месяца и указывает в заявлении, что берет эти деньги на 10 дней, то не позднее 13-го числа он должен отчитаться за деньги, и он не имеет права получить следующие деньги, пока не отчитается за полученные 1-го числа. А вот проверять авансовый отчет, готовить его к утверждению, а также производить по нему окончательные расчеты возмещение перерасхода, если подотчетник потратил больше, чем получил нужно в срок, установленный руководством, для чего этот срок лучше всего оговорить в учетной политике.
С этого года отменены командировочные удостоверения, а также журналы учета выбытия и прибытия командировочных.
Эти данные будут использованы при заполнении печатной формы Авансового отчета АО-1. Отразить прочие расходы закладка «Прочее». На закладке можно отразить прочие расходы, уточнив счета учета расходов вручную. Особняком стоит закладка «Авансы», где необходимо перечислить документы, которыми выдавались денежные средства сотруднику под отчет. Согласно текущему законодательству, работник, получивший денежные средство под отчет, обязан отчитаться в использовании этих средств не позднее 3-х рабочих дней с момента окончания срока выдачи этих средств. Если срок выдачи средств явно не определен он может быть указан как в приказе по организации общий для всех сотрудников , так и уточнен руководителем в заявлении на выдачу денежных средств , то три дня отчитываются с момента выдачи денежных средств.
Сумма выданных денег и сумма, потраченная подотчетным лицом, может не совпадать: В случае перерасхода если перерасход отражен документом Авансовый отчет, значит компания признала факт перерасхода , формируется кредитовое сальдо на счете 71 на сумму перерасхода, которое можно закрыть выдачей денежных средств сотруднику. В случае наличия остатка денежных средств у сотрудника, он может оформить их использование новым авансовым отчетом или вернуть остаток неизрасходованных денежных средств. Если работа с авансовыми отчетами вызывает у вас вопросы, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению программ 1С:Предприятие. Мы с радостью вам поможем!
Нарушение требования к оформлению авансовых отчетов. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей и об иных расходах, связанных с командировкой. Напомним, что авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504049, приведенной в приложении 4 к Приказу N 173н.
В соответствии с требованиями приложения 5 к указанному приказу подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем учреждения. Заметим, что на практике довольно-таки распространенными являются случаи отсутствия на авансовом отчете подписи подотчетного лица, а также незаполнения обязательных его реквизитов как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии учреждения. Выдача денежных средств работникам учреждения, имеющим задолженности по предыдущим авансам.
Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения. Нарушения порядка внесения исправлений в первичные учетные документы. Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные сводные учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью "Исправленному верить" "Исправлено" и датой внесения исправлений п. Нарушения при оформлении командировочных расходов. К указанным нарушениям можно отнести отсутствие или ненадлежащее оформление: - служебного задания и отчета о его исполнении п. Несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами Наиболее распространенными нарушениями, относимыми к данной группе, являются следующие. Нарушения при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
В настоящее время данный порядок регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13. Методические указания. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу даты выдачи, целевое назначение п. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить: - правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям; - правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности. Несоблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам. Напомним, если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения или период времени, в течение которого оно должно быть исполнено, оно подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в любой момент в пределах указанного периода ст.
Подотчетные суммы на командировочные расходы имеют право получать все работники компании, с которыми у ООО «НАЗВАНИЕ» заключены трудовые отношения, на основании приказа директора, который издается отдельно в каждом конкретном случае. Денежные средства под отчет работникам организации выдаются в наличной или безналичной форме. В безналичной форме путем перечисления на корпоративную карту организации или личную карту работника. Способ выдачи подотчетных средств указывается в заявлении работника. Выдача подотчетных сумм происходит на основании приказа директора или заявления, написанного работником и утвержденного руководителем, в которых указывается следующая информация: Ф. Подотчетный сотрудник знакомится с приказом директора под роспись.
Срок отчета по подотчетным суммам
Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет": Пробежимся вкратце по его закладкам: Примеры авансовых отчётов из жизни. Выплата подотчетных сумм осуществляется по заявлению работника (п.6.3 Указаний №3210-У). Однако чтобы получить возмещение перерасхода заявление подавать необязательно. Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет. Образец такого заявления см. в статье «Составляем заявление на подотчет — образец 2021 — 2021 годов». Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму. Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок.
Авансовый отчет: образец
Скачать образец приказа о подотчетных лицах Какую сумму выдавать под отчет В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 руб. Указание на это имеется в п. Выдача денежных средств в подотчет с 30 ноября этот лимит не изменила. Считается, что это ограничение превышать нельзя, но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП п. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины. Авансовый отчет за полученную сумму Как сказано в п. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Трехдневный срок для предоставления авансового отчета больше не действует. Срок устанавливает организация.
Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты об израсходованных суммах сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.
Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».
Порядок выдачи денежных средств под отчет Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании. Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.
Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик». Основание для выдачи денежных средств под отчет Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.
Приказ должен содержать следующие сведения: -дата; -фамилия имя отчество ФИО подотчетного лица; -сумма аванса; -срок, на который перечисляется аванс; -подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности. Способы выдачи подотчетных сумм Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника Письмо Минфина РФ от 21.
Кроме того, нередко командировочные расходы сотрудников на проезд возмещаются с превышением допустимых норм. Чаще всего это нарушение возникает при оплате стоимости проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории "СВ" работникам бюджетных учреждений, тогда как в соответствии с нормативными актами работник мог воспользоваться только купе. Напомним, что работникам, работающими в учреждениях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы на проезд возмещаются в размерах, утвержденных пп. Постановление N 729.
В этом пункте дословно сказано, что работникам расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом. Расходы, превышающие данные нормы, могут быть возмещены работнику бюджетного учреждения при разрешении на их совершение, данном руководителем учреждения, и только при наличии экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или при осуществлении бюджетным учреждением приносящей доход деятельности и только за счет данных средств п. В случае превышения вышеуказанных норм самим руководителем бюджетного учреждения решение о возмещении данных расходов должно приниматься вышестоящим руководителем. Заметим, что ограничения по оплате в пределах указанных норм не распространяются на случаи оплаты стоимости проезда за счет средств от приносящей доход деятельности и в пределах норм, установленных учреждением самостоятельно. Расходы по найму жилого помещения. Характерным нарушением при возмещении расходов по найму жилого помещения также является превышение установленных норм.
Напомним, что работникам бюджетных учреждений расходы по найму жилого помещения в месте нахождения в командировке возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не выше 550 руб. В случае превышения данной суммы, как и в случае с проездом к месту служебной командировки, расходы должны возмещаться за счет экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или за счет средств от приносящей доход деятельности. Кроме того, п. Однако следует иметь в виду, что производить указанные выплаты 12 руб. Согласно п. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства суточные.
При выплате суточных также встречаются различные нарушения, например их выплата в неустановленном размере или неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных. Кроме того, нередки случаи, когда командированному работнику в месте командировки предоставляется бесплатное помещение, а иногда и питание. Некоторые бухгалтеры считают, что в данном случае командированному работнику не должны возмещаться суточные. Данное мнение ничем не обосновано, поскольку в соответствии с п. Заметим, что исключением из этого правила являются случаи направления работника в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. В данном случае суточные не выплачиваются.
Например, если работник выехал в командировку 11 июня и в этот же день вернулся, то суточные ему выплачиваться не должны. Напомним, что вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Обратите внимание В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия предпринимателем.
Однако в п. Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств. Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п. И еще один момент: если и у работника подотчетного лица , и у бухгалтера главного бухгалтера или руководителя предприятия , принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику? В этом случае нужно учесть следующее: в п. Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно.
Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах например сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера главного бухгалтера, руководителя будет это делать. Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?