Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов. Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации. Существуют различные виды деловых совещаний. В отечественной практике управления наиболее типично деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания. Деловая беседа: подготовка, планирование и структура. Структура деловой беседы состоит из пяти фаз: начало беседы, передача информации, аргументирование, опровержение доводов собеседника и принятие решений. Цель любого совещания — план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.
Эффективность корпоративных совещаний
Такие совещания имеют повестку дня, участники оценивают состояние дел, делятся информацией, обсуждают вопросы повестки, принимают по ним решения, распределяют обязанности и согласовывают свои действия. Производственные оперативные, диспетчерские совещания. Цель - получение информации о текущей ситуации, выяснение проблем, заслушивание отчетов о проделанной работе. Проблемные совещания. Цель - обсуждение возникших проблем, поиск оптимальных решений, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. Инструктивные совещания. Цель - проинструктировать персонал о предстоящей работе, распределить полномочия и ответственность.
Планы уже составлены, решения приняты вышестоящими инстанциями, и на совещании нужно только сообщить сотрудникам, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою роль, ответить на вопросы, которые могут возникнуть. Решения обсуждению не подлежат, но основания и последствия этих решений должны быть разъяснены персоналу. Информационные совещания. Цель - передача информации на нижние уровни организации. Например, на предварительном совещании, посвященном проведению аудита системы менеджмента качества, организации доводится информация о целях и масштабе, методах и процедурах аудита, формах общения между аудиторами и персоналом организации. Консультационные совещания.
Цель - выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон. Руководство организации может проводить такие совещания с потребителями своей продукции или услуг, поставщиками, работниками организации, представителями профсоюза и общественных организаций и другими заинтересованными сторонами. Главная задача - "разговорить" людей и получить от них нужную информацию. Совещания рабочих групп, комитетов, комиссий. Цель - детальное планирование. Рабочие группы объединяют представителей разных подразделений и служб, разных уровней управления организации.
Как правило, это совещания равноправных участников, на которых важно фиксировать высказанные идеи, мнения, предложения. Итоговые совещания. Цель - оценка итогов или прогресса, достигнутого организацией, подразделением или отдельными работниками в продвижении к поставленным целям. Кроме того, совещания могут быть формальными и неформальными. Формальное совещаниехарактеризуется наличием правил и процедур, предсказуемостью, наличием председателя и секретаря, повестки дня, как правило, проводится предварительная рассылка участникам документов совещания, оформляется письменное решение или протокол совещания. Формальные совещания только на первый взгляд кажутся скучными, на самом деле они дают больше гарантий демократии - правила четко определены, понятны и приняты всеми участниками, каждый участник может высказать свое мнение по любому вопросу повестки дня, решения фиксируются и контролируется их выполнение.
При формальном подходе к организации совещаний в соответствии с методологией TQM применяется принцип Деминга - PDCA планируй - действуй - проверяй - воздействуй. Неформальное совещаниепроводится, не придерживаясь каких-либо правил, без повестки, председателя и секретаря. При проведении таких совещаний возрастает влияние эмоционального фактора: более влиятельные и самоуверенные участники доминируют над остальными. Наиболее часто неформальные совещания проводят менеджеры низшего звена управления мастера, бригадиры , когда обходятся без излишних формальностей. Также неформальный стиль применяется при проведении проблемных совещаний, например, в случае применения метода "мозгового штурма". Стиль совещания Выделяют состязательный и согласительный стили совещаний.
Состязательный стильпредполагает открытую дискуссию по всем спорным вопросам. Здесь требуются навыки, применяемые в политической борьбе, - предварительные переговоры, выявление мнений, позиций, поиск потенциальных союзников в борьбе за ресурсы организации, умение предвидеть возможные аргументы оппонентов и подготовить контраргументы. Осторожным, недостаточно компетентным и неуверенным в себе менеджерам трудно проявить себя в таких совещаниях. Согласительный стильпредполагает подчинение личных интересов участников интересам организации, доминирующую роль руководителя совещания, уяснение проблемы участниками совещания, обмен мнениями, нацеленность на поиск оптимального решения. Роли участников совещания Всем менеджерам приходится посещать совещания и выполнять различные ролевые функции: председателя, секретаря, участника. Ключ к достижению целей совещания находится в действиях "исполнителя главной роли" - руководителя или председателя совещания, причем основная часть успеха совещания закладывается до его начала, на этапе подготовки.
Тот, кто управляет, должен ставить четкие цели, а также создавать необходимые условия и побудительные мотивы для творческой и высокоэффективной работы на совещании. Главная функция председателя - быть лидером и направлять усилия группы на достижение поставленных целей, создание атмосферы активности на совещании. Председатель должен готовиться к каждому совещанию: определить тип совещания, прочесть подготовленные документы и материалы, продумать порядок следования вопросов и разумно их сгруппировать, оценить время на обсуждение каждого вопроса, определить состав участников, по возможности предвидеть области конфликтов или проблем. Хороший управленец должен стремиться распознавать скрытые качества участников совещания и использовать их с максимальной пользой для обеих сторон - менеджера и организации. Полезно составить план действий, ответив на вопросы: что, кто, как, когда, где, почему, что дальше? Систематизировав весь материал, необходимый для совещания, председатель определяет стиль своего поведения на совещании: 1 диктаторский- когда руководитель ведет совещание и фактически единственный пользуется правом голоса.
Примером такого совещания может быть ознакомление с приказом, новым направлением в работе; 2 автократический- когда руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы; 3 псевдодискуссионный- сначала руководитель или кто-либо по его поручению делает сообщение, потом проводятся прения, в которых участвуют несколько сотрудников по выбору председателя; 4 дискуссионный- характеризуется свободным обменом мнениями и выработкой общего решения; 5 свободный- когда председатель четко не формулирует повестку дня, решения могут не приниматься. Председатель должен начать совещание в установленное время, сделать сообщение о выполнении решений предыдущего совещания, зачитать повестку и регламент, сформулировать цели данного совещания. В процессе работы - организовать обсуждение вопросов повестки, следить за регламентом, быть арбитром в спорах, искать область согласия, обеспечить принятие решения и, при необходимости, проводить голосование. В заключение оценить ход совещания, подвести итоги дискуссии.
Такое совещание сводится к обмену мнениями.
Решения по ним не лфиксируются. Деловое совещание — это сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки. Работа по подготовке совещания начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяются состав участников, день, время и место проведения совещания. Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель.
Важна готовность не только самого доклада, но и проектов решений, а также выступлений. Подготовка совещания. Состав участников совещания. Повестка дня. Представляет собой письменный документ, который заранее раздается участникам совещания.
Он включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению, и время на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии докладчиков.
На данном этапе руководитель выступает инициатором и должен предупредить сотрудников о проведении коммуникации, попросить подготовить заранее материалы и подготовится самому. Оповещать о совещании следует не всех сотрудников, а только тех, кто состоит в контактной группе и может оказать активное влияние на процесс принятия решения. Каждый участник должен озвучить мнение по теме совещания, дать свою оценку и рекомендации, иначе его участие в совещании бессмысленно и нецелесообразно. Руководитель должен управлять процессом совещания и задать тон общения, направляя его в сторону интересующего вопроса.
Определение сроков исполнения поручений. Благодарность участникам за готовность участвовать в деятельности.
Руководитель, организатор деятельности, произнося речь, решает следующие задачи: обеспечивает полноту, достоверность, надёжность передаваемой информации; предъявляет исполнителям чёткие требования; мотивирует коллектив, пробуждает интерес к работе; заботится об «обратной связи», то есть о том, чтобы коллектив выражал собственное мнение относительно организации деятельности; поддерживает чувство достоинства у исполнителей, веру в силу единства команды; сосредоточивает внимание исполнителей на решении задачи. Чтобы преуспеть в произнесении организационной речи, вы должны уметь: открыто демонстрировать свои намерения, связанные с организацией коллектива на работу; проявлять доброжелательность в общении; распределять обязанности, использовать все умения и навыки подчинённых, стимулировать их саморазвитие; проявлять компетентность в обсуждаемом вопросе; убедительно излагать свои мысли. Выступление на митинге Речь на митинге имеет цель открыто заявить своё мнение в поддержке или опровержении какой-то идеи, одобрение или порицание решения, события, а также сплотить присутствующих вокруг идеи. Митинговая речь отличается тем, что выступающие представляют не столько себя лично, сколько ту общественную или политическую силу, представителями которой они являются. Эта относительно короткая речь регламент её около 8 минут адресована не только все присутствующим а их порой несколько тысяч , но и прессе и все тем, которые почерпнут информацию о митинге и идеях участников из СМИ, и властным структурам. Основное содержание митинговой речи составляет обоснование позиции: поддержка или опровержения идеи. При этом позиция и оценки заявляются открыто, категорично, а в сжатом виде они отражаются в лозунгах и призывах, которые привлекают внимание участников и запоминаются.
Множественный адресат митинговой заставляет нас заботиться о доступности языка: в такой речи недопустимы длинные предложения, термины, трудные для восприятия иноязычные слова. Кроме того, митинговая речь проходит в неблагоприятных условиях: это улица с её шумами, часто плохие погодные условия.
ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ (СОБРАНИЕ)
Подробно о деловых совещаниях: зачем они нужны, какие виды рабочих встреч бывают. Этапы и правила проведения эффективных деловых совещаний и их значимость в развитии бизнеса. Расскажем, как правильно и с пользой провести рабочее совещание. повысить лояльность сотрудников к принятому решению – достигнута лишь отчасти. В этой статье мы рассмотрим суть деловых совещаний, их цель, процедуру подготовки и проведения, роли участников, ключевые элементы успеха, ошибки, которые. Цель оперативных (диспетчерских) совещаний — получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. В статье рассмотрен порядок проведения деловых совещаний. Проводится анализ преимуществ и недостатков совещаний, даются рекомендации по проведению совещаний. Соблюдение правил делового этикета требуется не только на конференциях, переговорах и деловых обедах, но и во внутренней коммуникации между сотрудниками и руководством, при ведении телефонных переговоров, деловой переписки и во время проведения совещаний.
Чисто конкретно: как сделать совещания и планёрки более осмысленными и эффективными
Большие, как правило, принимают выверенные решения на основе многих точек зрения, но в них трудно прийти к единому мнению, необходим усиленный контроль, существует опасность возникновения группировок, давления на «саботажников». Идеальное количество участников для внутреннего делового заседания - от 6 до 9. Все сотрудники должны быть заблаговременно ознакомлены с темой, целью, повесткой дня и необходимыми материалами, документами. Наилучшее время для проведения собрания, согласно эргономическим исследованиям, - это позднее утро 11 часов среды или четверга. Для регулярных совещаний отводят определенный день недели. Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя организации. Однако лучше созывать совещания в специально оборудованном помещении. Самое оптимальное расположение участников - на расстоянии вытянутой руки друг от друга за столом трапециевидной формы. Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей - 40 - 45 минут.
Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 минут объявляют десятиминутный перерыв. Регламент устанавливается в самом начале совещания. Обычно вступительное и заключительное слово ведущего, а также все выступления планируются на 10 минут. Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить обсуждаемые проблемы и еще раз обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, можно подчеркнуть практическую значимость вопросов, поставить перед слушателями ряд конкретных задач.
Фактографическое конспектирование необходимо, когда важно передать слово в слово содержание постановления, нового закона, рекламной информации и т. Такой материал подразумевает прочтение перед аудиторией.
В иных случаях рекомендуются другие виды работы с источниками. Свободное конспектирование - передача содержания текста своими словами. Оценочное конспектирование - критический разбор содержания, когда наряду с суждениями автора приводятся собственные. При творческом конспектировании мысли автора дополняют, развивают, обобщают. Наконец, лекторское конспектирование - это представление материала на бумаге так, как он будет звучать в аудитории, для чего нужно преобразовать письменную речь в устную. Владение разными формами работы с источниками необходимо. Ведь все, что говорит оратор, должно быть им "пропущено" через себя.
Иначе зачем брать слово? Как собирать материал. Делать выписки в тетради или на больших листах бумаги неудобно. Появляется новый источник информации статья, книга, наблюдение, разговор с авторитетным человеком и т. Поэтому лучше использовать листы небольшого формата - карточки. Вверху каждого листа записывается, пусть кратко, название вопроса, к которому относится выписка. Это позволит собрать информацию по одному вопросу из всевозможных источников.
При необходимости ее будет легко ввести в компьютер. Ведение записей на карточках требует аккуратности. Не забывайте указать источник информации, а если это цитата - еще и автора. На каждом листке записывается одна законченная мысль, пример или цитата. Карточки с информацией, относящиеся к одному утверждению, помечаются одинаковой цифрой и разными буквами. Это позволяет всё время дополнять и обновлять материал, выбирать подходящие примеры. Конспект, составленный из отдельных листков, называется рассыпным..
Образец листа рассыпного конспекта представлен на рисунке 4. Образец листа рассыпного конспекта Как нужно использовать вспомогательный материал. Документы, цифры, примеры, цитаты, иллюстрации в виде фотографий, рисунков или схем являются ценным вспомогательным материалом, позволяющим сделать изложение более понятным, наглядным, убедительным, запоминающимся. Но это не значит, что вспомогательного материала должно быть как можно больше. Цифры и примеры не должны уводить от существа дела. В этом заключается главное правило использования вспомогательного материала - включать в изложение только то, что раскрывает или подтверждает основную мысль. Как подавать цифры.
Если цифра необходима для подтверждения какой-нибудь мысли, например о росте частного предпринимательства, саму цифру лучше не называть, а для большей убедительности нужно сравнить число предпринимателей за последние месяцы. Если цифра приводится ради самой себя, ее нужно округлить, чтобы она легче воспринималась на слух. Для неспециалистов цифру нужно сделать "зримой", то есть показать, что она означает. Например, директор фирмы называет цифру убытков за месяц из-за неуплаты клиентами по договорам. Естественно, сравнивать можно сопоставимые величины. В этом примере нельзя сравнивать убытки за месяц с квартальным доходом. Выступающий должен быть уверен, что слушатели понимают смысл тех показателей, которые он приводит в цифрах.
Нелишне пояснить, что такое инфляция, покупательная способность, потребительская корзина и т. Итак, нельзя выхватить из документа и привести "голую" цифру. Работа над цифровым материалом не только необходима, но и способна принести удовлетворение и творческую радость оратору и пользу его слушателям. Пример в выступлении. Пример в выступлении должен быть ярким и лаконичным, без лишних деталей. Он может использоваться для иллюстрации сказанного, пояснения сложного материала, в качестве аргумента. Так, иллюстрацией к утверждению о том, что все приходит с опытом, может быть описание первых шагов в маркетинге ведущего менеджера: его волнение перед первой встречей с клиентом, неудачная презентация услуги, извлеченный опыт и т.
Утверждение "в религиозных обрядах есть много психологически оправданных действий" требует пояснения. Примером может служить исповедь, во время которой человек, рассказывая о том, что его тяготит, испытывает облегчение. Многочисленные примеры разных людей, испытывающих затруднение при выступлении перед аудиторией, а затем ставших хорошими ораторами, подтверждают мысль Д. Карнеги о том, что оратором при желании может стать каждый. Опытные ораторы приводят также шуточные и воображаемые примеры. Например, преподаватель, обучающий будущих лекторов, в своей лекции о взаимоотношении оратора и аудитории сказал: "Вообразите себе состояние взрослых людей, которых принудительно кормят незнакомой и невкусной пищей. Эти люди будут не в лучшем положении, если их заставить слушать то, что им вовсе не нужно".
К каждому выступлению можно подобрать множество примеров. Отбирая их для выступления, следует придерживаться следующих критериев: а насколько этот пример нужен; б типичен ли он; в уместен ли в данной аудитории; г какие чувства вызывает у слушателей. Не следует пояснять слушателям, для чего мы приводим тот или иной пример. Но он должен попадать в цель, чтобы они это понимали сами. Пример часто оказывается полезным для "разрядки" уставшей аудитории. Сразу обостряется внимание. Но неопытные ораторы, вдохновленные повышенным интересом слушателей, нередко начинают увлекаться, приводят пример с такими подробностями, что у кого-то из присутствующих обязательно возникает попутный вопрос.
Выступающий с удовольствием отвечает, к обсуждению подключаются остальные, разговор уходит в сторону от темы, и спустя некоторое время все спохватываются: "О чём это мы говорим? Отступать от него можно лишь тогда, когда этого требует ситуация 1. Использование наглядного материала. Диаграммы, рисунки, иллюстрации, фотографии, плакаты, различные предметы также предъявляются для подтверждения или пояснения основных положений выступления. Важно выбрать нужный размер наглядного пособия и исполнить его как можно красочней. Не следует уподобляться горе-ораторам, которые, показав аудитории рисунок или схему размером с листовку, горячо поясняют изображение, время от времени дразня слушателей словами: "Как видно на схеме... Наглядный материал предъявляется лишь тогда, когда он нужен.
Нельзя развешивать плакаты заранее, как на защите диссертации, и следует тотчас убирать то, о чём уже сказано. Только тогда наглядные пособия будут вызывать нужный интерес. Высказывания авторитетных людей цитаты. Цитаты служат той же цели, что и прочий вспомогательный материал: подтверждают мысль, делают изложение более ярким и впечатляющим. Их тоже не должно быть слишком много, они нужны не для красного словца, а по "поводу". Меткие высказывания, удачные и уместные, оживляют выступление, вызывают симпатию к оратору.
Но какова бы ни была цель выступления, всегда пишите «для уха», а не «для глаз». Главным правилом для этого является использование коротких фраз.
Длинные периоды с придаточными предложениями и причастными оборотами делают речь тяжелой и очень трудной для восприятия на слух. Ниже приводится текст выступления, подготовленный для произнесения на встрече с потенциальными клиентами организации. Документ подготовлен специалистом по связям с общественностью, но он еще не получил одобрения лица, которое будет выступать на этой встрече, поэтому документ не имеет личной подписи. Образец текста выступления руководителя организации на встрече с потенциальными партнерами Уважаемые господа! Мы работаем в городе с 1992 г. Мы занимаемся………………………………………………… Мы активно развиваемся и всегда рады сотрудничеству с профессионалами. Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 5179; Мы поможем в написании вашей работы! Поделиться с друзьями:.
Нет — Информационный студенческий ресурс.
Следует ли продолжать проводить совещания? Сколько времени было использовано неэффективно? Перекрывают ли результаты, полученные от совещания, затраты времени и средств на его подготовку и проведение? По результатам анализа наметить: что может быть сделано лучше при подготовке и проведении следующего совещания. Составить и выслать участникам четкий итоговый протокол — не более чем через 48 ч после завершения заседания если не был роздан участникам заседания при его окончании краткий протокол ; Контролировать выполнение принятых решений, добиться полного и своевременного выполнения содержащихся в них планов и заданий; Информировать участников очередного заседания о выполнении решений предыдущего заседания [6; 7; 8]. Овладение деликатной манерой общения требует специальных знаний по этикету вообще и управленческому — конкретно. Но главное состоит в практическом умении быть деликатным. Возрастание нравственного фактора в бизнесе и управлении — закономерность цивилизованной экономики, о чем убедительно свидетельствует опыт развитых стран мирового сообщества [9; 10]. Читайте также Деловые совещания как вид управленческой деятельности Куштыев В.
В статье рассматриваются деловые совещания как один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления. Поэтому необходимо использовать совещания для рассмотрения самых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений.
Результативное совещание
«А надо ли?» — цели мероприятия. «Зачем вообще нужны эти совещания?» — кто-то воскликнет и проявит тем самым большую неосведомленность. Опытные руководители в курсе нужности встреч в полном или частичном составе. Читать онлайн книгу «Online-коммуникация. Как эффективно вести совещания, переговоры, вебинары и прямые эфиры» полностью, на сайте или через приложение Литрес: Читай и Слушай. Последний шаг в планировании деловой встречи – это репетиция реального совещания. Учтите тему совещания, характер участников и собственный опыт. Попробуйте представить всех участников в выбранном помещении. Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.
Этикет деловых совещаний: ключевые аспекты, роли участников и секреты успеха
Шутка, которая вызывает улыбки и смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напряженность. В этих целях также можно с успехом использовать какое-либо небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос. Схематично это выглядит так: вы вкратце сообщаете причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступаете к теме беседы. Этот метод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчиненным.
Следующий основной этап деловой беседы - информирование присутствующих, то есть передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача должна быть точной, ясной отсутствие двусмысленности, путаницы, недосказанности , профессионально правильной и по возможности наглядной использование общеизвестных ассоциаций и параллелей, а также наглядных пособий. Особое внимание нужно уделять краткости изложения.
Необходимо не забывать о временных рамках беседы. Вольтер как-то сказал: «Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказать все». Но если пауза затягивается, необходимо приободрить собеседника косвенным вопросом, на который односложно ответить нельзя, и вольно или невольно приходиться пускаться в пространные рассуждения.
И здесь нужно уметь выбирать подходящие моменты для замечаний и делать их обоснованно, в тактичной форме, помня о необходимости самокритики. При информировании нужно искренне и заинтересованно слушать говорящего. И при этом еще стараться оставаться самим собой: естественным, вежливым без формализма, радушным хозяином, чуждым, однако, маниловским излияниям.
В процессе информирования следует внимательно следить за всем, что спрашивает собеседник, за смыслом его слов. Если что-то неясно, следует обязательно поставить уточняющий вопрос, но так, чтобы собеседник при ответе высказал собственное мнение, а не пытался говорить, используя затасканные стереотипы. После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы - обоснование выдвигаемых положений.
На этом этапе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция, как вами, так и вашим собеседником. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положения и факты, изложенные обеими сторонами. Аргументация - это способ убеждения кого-либо посредством значимых логических доводов.
Она требует больших знаний, концентрации внимания, присутствия духа, напористости и корректности высказываний, при этом ее результат во многом зависит от собеседника. Для построения обеих конструкций используются следующие основные методы аргументирования логические. Фундаментальный метод представляет собой прямое обращение к собеседнику, которого вы знакомите с фактами и сведениями, являющимися основой вашего доказательства.
Если речь идет о контраргументах, то надо пытаться оспорить и опровергнуть доводы собеседника. Метод противоречия основан на выявлении противоречий в аргументации оппонента. По своей сущности этот метод является оборонительным.
Метод извлечения выводов основывается на точн6ой аргументации, которая постепенно, шаг за шагом, посредством частичных выводов приводит вас к желаемому выводу. При использовании этого метода следует обращать внимание на так называемую кажущуюся причинность. Обнаружить ошибку такого рода не так просто, как в примере использование кажущейся причинности на одном уроке физики.
Учитель спросил ученика: «Что ты знаешь о свойствах тепла и холода? Ученик: «Летом тепло, поэтому дни длиннее, а зимой холодно - и дни короче». Метод сравнения имеет исключительное значение, особенно когда сравнения подобраны удачно.
Метод «ДА-НО». Часто партнер приводит хорошо подобранные аргументы. Однако они охватывают или только преимущества, или только слабые стороны.
Но поскольку в действительности у любого явления имеются как плюсы, так и минусы, то можно применить метод «да-но», который позволяет рассмотреть и другие стороны предмета обсуждения. В данном случае надо спокойно согласиться с партнером, а потом начать характеризовать этот предмет с прямо противоположной стороны и трезво взвесить, чего здесь больше, плюсов или минусов. Метод «бумеранга» дает возможность использовать «оружие» партнера против него самого.
Этот метод не имеет силы доказательства, но оказывает исключительное действие, если применять его с изрядной долей остроумия. Метод игнорирования.
Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Также, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное или проблемное совещание. Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.
Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух. Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.
Это очень важный момент, не стоит его упускать.
Сколько раз вам приходилось присутствовать на совещаниях, которые открывались словами: «Всем добрый день, начинаем с первого вопроса повестки»? Пожалуйста, не надо так. Начинайте с драйва. Его цель — обязательно ответить на все запланированные вопросы. Для команды это так же важно, как и выполнить план дня — для отдельного сотрудника.
Если удалось рассмотреть всю повестку и принять решения, команда становится сильнее. Кульминация совещания Это всего одно предложение, после которого участники понимают: цель совещания достигнута, все собравшиеся — молодцы! Обычно эту фразу произносит председатель или фасилитатор. Цель — закрепить достигнутые договоренности, сфокусировать участников на обязательном их достижении.
Не следует даже в докладах на собраниях достаточного масштаба например, итоги работы за год стремиться рассмотреть большое количество вопросов. С одной стороны, ограниченность во времени сможет привести к беглому, поверхностному изложению сути и фактов, что умалит их значение в глазах присутствующих; с другой — большое количество поднимаемых вопросов не может быть воспринято слушателями глубоко и полно. Весьма желательно, чтобы выступающий дал краткое обоснование того, почему он хочет остановиться на данном вопросе, почему им поставлена именно эта цель выступления. Участники собрания при этом могут установить связь между данным выступлением и предыдущим, а также сопоставить названную цель с заявленной ранее целью собрания, дать оценку уместности выступления. Иногда формулированию цели предпосылаются некоторые вводные фразы, вступительные слова, которыми выступающий считает нужным предварить свою речь. Эта часть выступления должна быть краткой, ее назначение — сконцентрировать внимание слушателей. Допустимы в качестве вступительных фраз не только строгие, «официальные» высказывания, но и юмор, шутливые, ироничные замечания, однако увлекаться юмористической тематикой не стоит, чтобы не превратить выступление в зрелище типа балагана. Удачное начало выступления можно считать залогом успеха — внимание слушателей привлечено, благожелательное отношение завоевано. Остается только подкрепить его содержательным и убедительным продолжением выступления. Иногда выступающие в своей речи стремятся в точности повторить, воспроизвести удачные моменты выступления и поведения другого, авторитетного человека. Не следует этого делать, так как это сделает ваше выступление явно подражательным, смешным и уязвимым для критики. Необходим творческий подход к оценке собственного типа нервной деятельности, темперамента, способностей, силы голосовых связок, особенностей внешности и пр. Обычно митинг бывает посвящен исключительно важному, нерядовому событию в жизни и деятельности людей. Цель митинга — пробудить у сотрудников такие чувства, как чувство долга, эмоционального подъема.
ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ (СОБРАНИЕ)
Обеспечение равного участия всех участников и учет их мнений и предложений. Ведение записей и составление протокола совещания. Контроль времени и соблюдение графика повестки дня. Завершение совещания и подведение итогов. Участники совещания Участники совещания играют активную роль в обсуждении и принятии решений. Их обязанности включают: Подготовка к совещанию, ознакомление с повесткой дня и необходимыми материалами. Активное участие в обсуждении и выражение своих мнений и предложений.
Соблюдение этикета и уважение к мнению других участников. Поддержка принятых решений и выполнение своих обязанностей, назначенных на совещании. Секретарь совещания Секретарь совещания отвечает за ведение документации и подготовку протокола. Его обязанности включают: Запись ключевых моментов и решений, принятых на совещании. Составление протокола совещания и его распространение среди участников. Сохранение документации и протоколов совещаний для последующего использования.
Каждая роль имеет свои обязанности, и их совместное выполнение способствует успешному проведению делового совещания. Ключевые элементы успешного делового совещания Цель и повестка дня Перед проведением делового совещания необходимо определить его цель и составить повестку дня. Цель должна быть ясной и конкретной, чтобы все участники понимали, что от них ожидается. Повестка дня должна включать список тем, которые будут обсуждаться на совещании, и время, отведенное на каждую из них. Подготовка участников Участники должны быть заранее ознакомлены с повесткой дня и иметь достаточно времени для подготовки. Это позволит им быть готовыми к обсуждению и принятию решений на совещании.
Также важно, чтобы участники имели доступ к необходимой информации и материалам, связанным с темами совещания. Хорошая организация Организация совещания должна быть хорошо продумана. Необходимо выбрать подходящее место и время для проведения совещания, учесть технические аспекты наличие проектора, микрофона и т. Активное участие и взаимодействие Участники должны активно участвовать в обсуждении и высказывать свои мнения и идеи. Важно создать атмосферу открытости и взаимодействия, где каждый чувствует себя комфортно для выражения своих мыслей. Также необходимо уметь слушать других участников и уважать их точку зрения.
Принятие решений и действий Одной из главных целей делового совещания является принятие решений и определение дальнейших действий. Важно, чтобы решения были приняты на основе обсуждения и анализа представленных фактов и аргументов. Решения должны быть конкретными, измеримыми и выполнимыми, а также должны быть назначены ответственные лица и сроки их выполнения. Завершение и оценка По окончании совещания необходимо провести краткую рефлексию и оценку его эффективности. Важно выявить сильные и слабые стороны совещания, чтобы в будущем улучшить его проведение. Также необходимо закрыть все вопросы и задачи, обсудить следующие шаги и разослать протокол совещания всем участникам.
Цели выступления в этом случае сводятся к тому, чтобы заставить публику принять мысль, мнение оратора. Примером такого публичного выступления может служить дискуссия, предвыборные дебаты, презентация и рекламная речь. В большинстве случаев докладчику приходится объединять цели выступления. Для достижения результата используйте комплексный подход: развлекайте и убеждайте; информируйте, развлекая; совмещайте этикетное выступление с информированием и т. При постановке цели не обходите вниманием некоторые нюансы, которые помогут вам лучше понять аудиторию, ее потребности и интересы.
Анализируйте возраст аудитории, уровень образования слушателей, убеждения людей. Чтобы достичь цели, старайтесь: направить максиму усилий и стремлений на достижение результата; оценивайте условия и состояния, которые приведут вас к ожидаемым действиям. Пусть цель станет источником мотивации Цели в публичном выступлении очень важны, так как они напрямую влияют на итог мероприятия. Правильно сформировав цель, вы получите мощную мотивацию, которая будет стимулировать вашу самоорганизацию. Вы одновременно задействуете бессознательные и сознательные ресурсы.
Какой вариант действий вы выберете, зависит от ответа на простой вопрос: какое совещание для вас более важно? Например, первое совещание проводит директор фирмы. В этом случае вам вряд ли захочется в 10. И наоборот, директор может проводить второе совещание. В таком случае вам непременно нужно уйти с первого, чтобы вовремя прийти на второе. Лучший выход из подобной ситуации — вообще не соглашаться на подобный график. Позаботьтесь о том, чтобы между совещаниями и деловыми встречами оставался промежуток в 15—0 минут.
И не забывайте о времени, необходимом для того, чтобы добраться из одного места в другое. В самом крайнем случае перед началом первого совещания поговорите с организатором, чтобы он знал о вашем напряженном графике. Тогда вы сможете уйти безо всяких объяснений, никого не обидев. Роль пунктуальности Приходя вовремя, вы демонстрируете свою организованность и уважение к окружающим. И, наоборот, если вы опаздываете, то люди могут счесть вас неорганизованным человеком, который никого не уважает. Приходите вовремя, не слишком рано — не более чем за пять минут, но ни в коем случае не опаздывайте. Ранняя пташка Большинство специалистов предостерегают от чрезмерно раннего прихода.
Организатор совещания занят последними приготовлениями, он решает последние проблемы, и ему меньше всего хочется отрываться от своего дела, чтобы приветствовать тех, кто пришел слишком рано. Опоздание Иногда опоздание неизбежно — и на внутренние совещания, и на те, что проводятся в другом месте. Если вы знаете, что можете опоздать, предупредите организатора как можно раньше. Возможно, ему придется скорректировать повестку дня, если какие-то вопросы решить без вас невозможно. Кроме того, организатор может приготовить для вас такое место, где вы никого не потревожите, придя позже, чем следовало. Если вы задерживаетесь по пути на встречу, то воспользуйтесь мобильным телефоном. Позвонив или отправив текстовое сообщение, вы продемонстрируете уважение к организатору и остальным участникам.
Не сообщив об опоздании, вы попадете в неприятное положение. Входя на начавшееся совещание, постарайтесь никого не потревожить. Войдите и займите свое место. Если ситуация позволяет, можете коротко извиниться. Входя в помещение, где проходит встреча, вы должны иметь при себе все необходимое — ручку, блокнот и т. Не беспокойте собравшихся шелестом бумаг, щелканьем замков портфеля. Не стоит идти через всю комнату, чтобы повесить пальто или пиджак, заварить себе кофе.
Не начинайте шептаться с соседями. Воспользуйтесь имеющейся у вас повесткой дня, чтобы понять, что происходит. Если вы прибыли, когда идет официальная презентация, дождитесь перерыва и проскользните в совещательную комнату. Выступающие опаздывать не должны ни при каких обстоятельствах, поскольку их опоздание нарушает план совещания. СОВЕТ: Включая в рабочий график совещание, не забудьте о времени, которое потребуется для того, чтобы добраться до места. Это особенно важно, если совещание проходит в другом здании. Другие проблемы Даже идеально организованные совещания могут затянуться.
Поэтому, если вам предстоит деловая встреча, стройте график на этот день с учетом возможных задержек. На короткие совещания отведите лишних пять-десять минут, на более долгие — пятнадцать-двадцать. Как правило, этого времени бывает достаточно. Если вам нужно уйти с совещания раньше или точно в срок, заранее предупредите организатора. Вам отведут место, с которого вы сможете уйти, никого не потревожив. Правила рассаживания участников совещания Если места не отведены персонально, то сначала садятся основные участники, а остальные занимают свободные места. Не садитесь во главе или в конце стола, если вы не являетесь ведущим.
Хороший организатор рассадит всех по местам, но, если плана рассадки нет, спросите сами, где вам лучше сесть. Даже если вы — почетный гость например, представитель клиента на деловой презентации , уточните у организатора, где он планировал вас посадить. Возможно, для того, чтобы посадить человека не во главе стола, есть определенные причины. На семинаре, где рассадка участников не имеет значения, выбирайте места, где вам будет все хорошо видно и слышно. У таких деловых встреч есть собственный этикет. Мозговой штурм может быть самым разным. Где-то четверо коллег собираются в чьем-либо кабинете.
А порой мозговой штурм занимает три дня и проводится вне офиса. В таких случаях каждая группа работает по своему графику, а затем фиксирует свои идеи либо делится ими с остальными участниками. Что же нужно помнить при проведении мозгового штурма? Хотя подобные мероприятия проводятся в свободной форме, не стоит кричать и перебивать друг друга. Подобное поведение никоим образом не способствует свежести идей или появлению новых концепций. Если какая-то идея вам не нравится, запишите свои мысли и дождитесь своей очереди, чтобы высказаться. Никогда не отвергайте идеи, сколь бы причудливыми они ни казались.
Помните, что мозговой штурм — это форум для обсуждения самых необычных идей, которые могут оказаться весьма перспективными. Даже если идея совсем сырая или абсолютно невыполнимая, не говорите об этом. Указывая на недостатки, начните с достоинств и лишь затем переходите к советам по улучшению. Особенно раздражает хруст крекеров и шуршание оберток. Организатор совещания или деловой встречи должен решить, где и кого посадить. Если количество участников невелико, то проблемы не возникнет. Но большой группе потребуется несколько минут, прежде чем можно будет начать совещание.
Вот пять моментов, которые следует учитывать: 1. Самое значимое место — во главе стола. Обычно сюда садится хозяин, председатель или старший участник совещания. За прямоугольным столом это место располагается лицом к входу в комнату. Интересно, что с этого места хорошо видно как всех сидящих, так и входящих. Человек, занимающий такое место, получает явное преимущество в ходе совещания. Второе по значимости место — на противоположном конце стола.
Отсюда тоже видно всех сидящих. Иногда в этом конце стола вообще нет стула, что еще более усиливает положение того, кто сидит во главе стола. Особое значение имеет место справа от того, кто сидит во главе стола. В светской обстановке это место обычно отводят почетному гостю. В обстановке деловой значение этого места возрастает, поскольку тот, кто его занимает, имеет непосредственный доступ к человеку, сидящему во главе стола. Место справа обычно отводится для помощников и советников того, кто сидит во главе стола. Столь же большое значение имеет и место слева.
Соответственно, особое значение имеют места справа и слева от человека, сидящего на противоположном конце стола. Места вдоль длинных сторон прямоугольного стола имеют меньшее значение. С этих мест не видны лица соседей. Влияние тех, кто занимает такие места, на принятие решений снижается в силу отдаленности. Исполняйте свою роль Неважно, талантлив ли организатор совещания или представляет собой полный ноль, вас пригласили на совещание не для того, чтобы вы сидели сложа руки или рыскали по Интернету на своем смартфоне. Вы должны участвовать. Если вы хорошо подготовились и внимательно следили за ходом совещания, участвовать в нем вам будет просто.
Конечно, бывают моменты, когда лучше промолчать. Ваш отдел готовит новый бизнес-план для перспективного клиента. Хотя совещание неформальное, но каждый шаг должен быть тщательно продуман и отрепетирован. Вы и другие члены вашей команды имеете особые роли в презентации. Подобные деловые встречи — не место для того, чтобы перебивать друг друга или предлагать непроверенные идеи. Не отвлекайтесь Отключите мобильный телефон, таймер на часах и все то, что может в самый неожиданный момент издавать звуки. Еще один совет — поешьте перед совещанием, чтобы в животе не заурчало!
Если у вас есть помощник, сообщите ему или секретарю , что вы будете на совещании до такого-то времени. Уточните, при каких обстоятельствах вас можно тревожить. Перерывы Если совещание будет длительным, запланируйте перерывы — никто не любит сидеть на одном месте дольше полутора часов. Перерывы дают возможность не только посетить туалетные комнаты, но еще и проверить мобильные телефоны и перезвонить в случае необходимости. Запланировав перерывы, вы облегчаете людям задачу не пользоваться средствами связи во время совещания. Перерывы позволяют людям поближе познакомиться друг с другом и наладить отношения. Вместо того чтобы беседовать с коллегой, используйте эти десять-пятнадцать минут для разговора с тем, кого вы раньше не знали.
В конце совещания Не начинайте собирать вещи до конца совещания. Вам наверняка захочется поблагодарить организатора, но, если после совещания не предусмотрено какого-то мероприятия, лучше всего быстро уйти.
Длиться такое совещание не должно более 1,2-2 часов — иначе после длительной непрерывной работы многие участники станут безразлично относиться к решаемым проблемам чисто по физиологическим причинам. Отсюда следует, что самое продуктивное деловое совещание — непродолжительное.
Число участников также должно находиться в разумных пределах и они все должны иметь отношение к рассматриваемым вопросам. Согласно мнению П. Берда, которое он излагает в своей книге «Тайм-менеджмент », можно определять стоимость такого совещания в денежном эквиваленте в пересчете на зарплату участников. Пример 1 Например, на собрании, которое длится 1 час, присутствуют 10 участников.
Суммарно они тратят на этой действо 10 часов рабочего времени. Чтобы определить стоимость совещания нужно сложить стоимость рабочего часа каждого из участников. Итогом будет довольно внушительная сумма, особенно если среди них были сотрудники высокого ранга. Оптимальным количеством совещающихся считается численность в 6-7 человек.
Если имеется веская необходимость, то это количество можно увеличить, но опять же в разумных пределах — общее число участников не должно превышать 15 человек. Увеличение количества присутствующих приводит к резкому снижению среднего коэффициента отдачи иначе — участия , а также удлиняет совещание. Желательно на совещания приглашать исключительно тех руководителей среднего звена и специалистов, которые напрямую относятся к обсуждаемым проблемам в чьей компетенции эти темы находятся. Замечание 1 В зарубежном менеджменте широко распространен опыт делегирования полномочий по участию в таких собраниях специалистам, имеющим наибольшую компетенцию в вопросах, требующих обсуждения.
За счет этого руководитель может эффективно экономить время. Делегировать полномочия можно не только для участия, но и для ведения совещания.
Правила делового совещания
Выступление на деловом совещании. Совещание – это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам. совещания - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. согласование действий, обмен информацией, вдохновение команды, обсуждение идей и проблем и/или вынесение решения. Совещание проводится обычно руководителем с подчиненными сотрудниками. Деловое совещание — это форма коллегиального обсуждения вопросов, целью которого является информирование и принятие решений по ним. Подобные совещания/собрания могут занимать довольно много времени, которое не всегда расходуется рационально.